Mit dem heutigen Ablauf beginnen
Wer nur die mögliche Zeitersparnis betrachtet, übersieht häufig den Aufwand, der heute durch Rückfragen, Suche und Korrekturen entsteht. Eine gute Ausgangsmessung erfasst Fallzahl, Bearbeitungszeit, Wartezeit und typische Fehler. Schon zehn bis zwanzig reale Fälle können eine bessere Grundlage liefern als eine allgemeine Branchenzahl.
Prüfzeit gehört in die Rechnung
KI-Ausgaben müssen je nach Risiko kontrolliert werden. Diese Prüfung ist kein störender Rest, sondern Teil des künftigen Ablaufs. Ein Entwurf kann trotzdem wirtschaftlich sein, wenn er Recherche, Strukturierung oder Übertragung deutlich verkürzt. Die Rechnung muss diese Zeit jedoch ehrlich enthalten.
Einführung ist mehr als eine Lizenz
Zusätzlich zur Software entstehen Aufwand für Datenklärung, Vorlagen, Schulung, technische Einrichtung und spätere Pflege. Besonders bei individuellen Abläufen ist die erste Version selten die endgültige. Ein Pilotbudget sollte deshalb eine Lernschleife enthalten.
Entscheidung mit Bandbreiten
Statt eines einzelnen Ergebnisses sind vorsichtige, realistische und optimistische Annahmen hilfreicher. Wenn der Pilot selbst unter vorsichtigen Werten trägt, ist die Entscheidung robust. Wenn er nur im Bestfall positiv wird, braucht der Anwendungsfall eine engere Abgrenzung.
Vom Lesen zum eigenen Fall.
Mit eigenen Annahmen eine erste Größenordnung für Zeitgewinn, Einführung und laufenden Aufwand berechnen.
Wirtschaftlichkeit rechnen